Jasa Pembuatan HRIS & Aplikasi Payroll

Jasa Pembuatan HRIS & Aplikasi Payroll Custom untuk Perusahaan

Ditulis oleh Dita Nur Sabila, Project Manager Officer (PMO) ASTACODE.

Pengelolaan data karyawan, absensi, cuti, lembur, hingga payroll yang masih dilakukan secara manual sering menyebabkan human error, proses administrasi yang lambat, dan laporan yang kurang akurat. ASTACODE menyediakan jasa pembuatan HRIS (Human Resources Information System) dan aplikasi payroll custom yang dirancang mengikuti struktur organisasi serta kebijakan perusahaan.

Dengan sistem HRIS yang terintegrasi, perusahaan dapat mengelola administrasi SDM dalam satu platform, mulai dari data karyawan, kehadiran, cuti, lembur, penggajian, BPJS, PPh 21, hingga dashboard HR. Sistem dapat dikembangkan berdasarkan workflow, struktur organisasi, komponen penggajian, serta kebutuhan akses masing-masing pengguna.

Ringkasan Pengembangan HRIS & Payroll di ASTACODE

• Data Karyawan: Pengelolaan biodata, jabatan, divisi, kontrak, dokumen, dan riwayat karyawan.
• Absensi: Pencatatan kehadiran, shift, keterlambatan, dan rekap absensi.
• Cuti & Izin: Pengajuan, approval, dan monitoring saldo cuti secara digital.
• Lembur: Pengajuan, persetujuan, dan perhitungan lembur berdasarkan kebijakan perusahaan.
• Payroll: Perhitungan gaji, tunjangan, potongan, bonus, THR, dan komponen payroll lainnya.
• BPJS & PPh 21: Pengelolaan komponen BPJS dan PPh 21 sesuai kebutuhan perusahaan.
• Slip Gaji: Penyediaan slip gaji digital yang dapat diakses berdasarkan hak pengguna.
• Performance: Pengelolaan KPI, penilaian, dan histori kinerja karyawan.
• Dashboard HR: Monitoring data kepegawaian, kehadiran, payroll, cuti, dan informasi HR lainnya.
• Hak Akses: Pengaturan akses untuk HR, Finance, Manager, Supervisor, dan Karyawan.
• Integrasi: Dapat dikembangkan untuk terhubung dengan fingerprint, face recognition, ERP, accounting, dan sistem lainnya sesuai kebutuhan serta ketersediaan API.

Perusahaan Anda membutuhkan sistem HR yang mengikuti workflow internal?
Bahas kebutuhan HRIS dan payroll perusahaan Anda dengan tim ASTACODE.

Daftar Isi

1. Mengapa Perusahaan Membutuhkan HRIS & Aplikasi Payroll?
2. Kapan Perusahaan Membutuhkan HRIS Custom?
3. Apa Saja Cakupan Jasa Pembuatan HRIS & Payroll?
4. Mengapa Memilih HRIS Custom Dibanding Software Siap Pakai?
5. Modul HRIS & Aplikasi Payroll Custom
6. Portfolio ASTACODE
7. Proses Pembuatan HRIS & Payroll
8. Berapa Biaya Pembuatan HRIS & Payroll Custom?
9. Berapa Lama Pengembangan HRIS?
10. Teknologi, Keamanan, dan Integrasi HRIS
11. HRIS Cocok Digunakan Oleh Perusahaan Apa Saja?
12. Mengapa Memilih ASTACODE?
13. FAQ HRIS & Aplikasi Payroll

Mengapa Perusahaan Membutuhkan HRIS & Aplikasi Payroll?

Seiring bertambahnya jumlah karyawan, proses administrasi SDM menjadi semakin kompleks. Data yang tersebar di berbagai spreadsheet atau aplikasi terpisah dapat menyebabkan duplikasi informasi, keterlambatan proses payroll, kesalahan pencatatan absensi, hingga kesulitan dalam membuat laporan kepegawaian.

HRIS membantu perusahaan mengelola data dan proses administrasi sumber daya manusia secara terpusat. Dengan sistem yang terintegrasi, tim HR dapat mengelola data karyawan, absensi, cuti, lembur, payroll, hingga laporan HR dalam satu sistem.

Tantangan Administrasi HR yang Sering Terjadi

• Data karyawan tersebar di banyak file atau sistem.
• Rekap absensi masih dilakukan secara manual.
• Perhitungan payroll membutuhkan waktu lama.
• Pengajuan cuti dan izin belum terdigitalisasi.
• Perhitungan lembur masih menggunakan proses manual.
• Data BPJS dan PPh 21 dikelola secara terpisah.
• Riwayat data karyawan sulit ditelusuri.
• Laporan HR membutuhkan proses rekap yang panjang.
• Hak akses data karyawan belum terstruktur.

Kapan Perusahaan Membutuhkan HRIS Custom?

HRIS custom dapat dipertimbangkan ketika perusahaan membutuhkan sistem yang lebih sesuai dengan struktur organisasi dan kebijakan internal. Beberapa kondisi yang umum menjadi pertimbangan antara lain:

• Jumlah karyawan semakin banyak.
• Perusahaan memiliki banyak divisi atau cabang.
• Perusahaan menerapkan beberapa jenis shift kerja.
• Komponen payroll cukup kompleks.
• Memiliki aturan cuti, lembur, atau approval yang spesifik.
• Membutuhkan integrasi dengan perangkat absensi.
• Memerlukan integrasi dengan accounting atau ERP.
• Data HR membutuhkan pembagian hak akses yang lebih detail.
• Perusahaan ingin menggantikan proses administrasi HR yang masih manual.

Apa Saja Cakupan Jasa Pembuatan HRIS & Payroll?

Jasa pembuatan HRIS ASTACODE mencakup analisis kebutuhan, pemetaan proses HR, perancangan sistem, pengembangan aplikasi, pengujian, implementasi, hingga maintenance.

Analisis Kebutuhan HR

Tim mempelajari struktur organisasi, jumlah karyawan, aturan kerja, sistem absensi, komponen payroll, proses approval, kebutuhan laporan, serta sistem lain yang digunakan perusahaan.

Pemetaan Workflow HR

Proses seperti absensi, cuti, izin, lembur, approval, payroll, dan pengelolaan data karyawan dipetakan berdasarkan SOP perusahaan.

Pengembangan HRIS

Sistem dikembangkan berdasarkan kebutuhan yang telah disepakati dengan struktur modul dan hak akses yang disesuaikan dengan pengguna.

Integrasi Sistem

HRIS dapat dikembangkan untuk terhubung dengan fingerprint, face recognition, accounting, ERP, maupun sistem bisnis lainnya sesuai kebutuhan dan ketersediaan API.

Implementasi dan Maintenance

Setelah melalui proses pengujian dan User Acceptance Test, sistem dapat diterapkan ke lingkungan operasional perusahaan. Dukungan maintenance dan pengembangan lanjutan dapat disesuaikan dengan kebutuhan proyek.

Mengapa Memilih HRIS Custom Dibanding Software Siap Pakai?

Setiap perusahaan memiliki struktur organisasi, kebijakan kerja, komponen gaji, aturan cuti, sistem shift, serta proses approval yang berbeda. Karena itu, HRIS custom memberikan fleksibilitas untuk menyesuaikan sistem dengan proses bisnis perusahaan.

Workflow Sesuai SOP Perusahaan

Proses absensi, cuti, lembur, approval, dan payroll dapat mengikuti kebijakan internal perusahaan.

Payroll Lebih Fleksibel

Sistem dapat dikembangkan untuk mendukung tunjangan, potongan, bonus, THR, insentif, BPJS, PPh 21, dan komponen penggajian lainnya.

Multi User & Hak Akses

Hak akses dapat dibedakan untuk HR, Finance, Manager, Supervisor, dan Karyawan sesuai kebutuhan.

Integrasi Perangkat Absensi

Sistem dapat diintegrasikan dengan fingerprint, face recognition, kartu RFID, maupun aplikasi mobile melalui API apabila perangkat atau layanan menyediakan akses integrasi.

Mudah Dikembangkan

Modul tambahan dapat dikembangkan mengikuti pertumbuhan perusahaan tanpa harus mengubah keseluruhan sistem yang sudah berjalan.

Modul HRIS & Aplikasi Payroll Custom

ASTACODE mengembangkan HRIS secara modular sehingga perusahaan dapat memilih fitur sesuai kebutuhan operasional atau mengintegrasikan beberapa modul dalam satu sistem.

Manajemen Data Karyawan

Mengelola biodata, jabatan, divisi, kontrak kerja, dokumen, mutasi, promosi, hingga riwayat karier dalam satu database terpusat.

Absensi Karyawan

Mendukung check in dan check out, shift kerja, keterlambatan, rekap kehadiran, serta monitoring absensi.

Face Recognition & Fingerprint

Sistem dapat dikembangkan untuk terintegrasi dengan perangkat fingerprint maupun teknologi face recognition sesuai kebutuhan validasi kehadiran.

Cuti, Izin & Lembur

Pengajuan dilakukan secara digital dengan approval berjenjang, pengelolaan saldo cuti, serta perhitungan lembur sesuai kebijakan perusahaan.

Payroll Otomatis

Perhitungan gaji dapat mempertimbangkan absensi, tunjangan, potongan, lembur, bonus, THR, dan komponen payroll lainnya.

BPJS & PPh 21

Sistem dapat mendukung pengelolaan komponen BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, serta PPh 21 sesuai kebutuhan dan struktur payroll perusahaan.

Slip Gaji Digital

Slip gaji dapat tersedia secara digital dan diakses oleh karyawan berdasarkan hak akses yang telah ditentukan.

Performance Evaluation

Mengelola KPI, penilaian kinerja, evaluasi periodik, dan histori performa karyawan.

Dashboard & Laporan HR

Dashboard dapat menampilkan statistik karyawan, kehadiran, payroll, cuti, lembur, turnover, serta informasi HR lainnya. Laporan juga dapat dikembangkan agar dapat diekspor ke format tertentu seperti Excel atau PDF.

Portfolio ASTACODE

Sebagai referensi, Anda dapat melihat berbagai proyek sistem dan aplikasi yang telah dikembangkan ASTACODE melalui halaman Portfolio ASTACODE. Portfolio tersebut menampilkan berbagai solusi digital yang dikembangkan untuk kebutuhan bisnis dan operasional yang beragam.

Melalui portfolio tersebut, Anda dapat melihat contoh pendekatan ASTACODE dalam menganalisis kebutuhan, merancang workflow, mengembangkan sistem, mengintegrasikan kebutuhan bisnis, serta menyesuaikan aplikasi dengan proses kerja pengguna.

Ingin melihat proyek yang telah dikembangkan ASTACODE?
Lihat Portfolio ASTACODE

Proses Pembuatan HRIS & Payroll

ASTACODE menerapkan proses pengembangan sistem yang terstruktur dengan pendekatan Agile agar kebutuhan dapat dievaluasi secara bertahap selama proses development.

1. Diskusi Kebutuhan
   Memahami struktur organisasi, aturan absensi, payroll, BPJS, PPh 21, serta kebutuhan administrasi SDM perusahaan.
2. Pemetaan Alur HR
   Menyusun workflow approval, struktur data, kebutuhan pengguna, dan rancangan modul HRIS berdasarkan proses bisnis perusahaan.
3. Rancangan Solusi
   Menentukan fitur, hak akses, arsitektur sistem, rancangan UI/UX, serta tahapan pengembangan.
4. Pengembangan & UAT
   Membangun modul secara bertahap kemudian melakukan pengujian dan User Acceptance Test bersama tim terkait.
5. Implementasi & Migrasi Data
   Menyiapkan sistem untuk digunakan dan melakukan migrasi data apabila dibutuhkan.
6. Training & Maintenance
   Memberikan panduan kepada pengguna serta dukungan maintenance dan pengembangan setelah sistem digunakan.

Berapa Biaya Pembuatan HRIS & Payroll Custom?

Biaya pengembangan HRIS dan payroll custom bergantung pada ruang lingkup sistem dan kompleksitas kebutuhan perusahaan. Tidak ada satu harga yang berlaku untuk seluruh kebutuhan HRIS.

Beberapa faktor yang dapat memengaruhi biaya antara lain:

• Jumlah modul HRIS.
• Jumlah karyawan dan pengguna.
• Jumlah cabang atau lokasi kerja.
• Kompleksitas aturan payroll.
• Kebutuhan BPJS dan PPh 21.
• Integrasi fingerprint atau face recognition.
• Integrasi dengan ERP dan accounting.
• Kebutuhan dashboard dan laporan.
• Migrasi data dari sistem sebelumnya.
• Kebutuhan maintenance dan pengembangan lanjutan.

Estimasi biaya dapat ditentukan setelah kebutuhan, modul, workflow, dan integrasi yang diperlukan perusahaan dipetakan.

Sudah memiliki gambaran sistem HR yang dibutuhkan?
Minta estimasi pengembangan HRIS dan payroll sesuai kebutuhan perusahaan.

Berapa Lama Pengembangan HRIS?

Durasi pengembangan HRIS bergantung pada jumlah modul, kompleksitas workflow, kebutuhan payroll, integrasi perangkat absensi, migrasi data, serta proses pengujian.

HRIS dengan kebutuhan dasar tentu memiliki ruang lingkup berbeda dibandingkan sistem yang mencakup payroll kompleks, multi-cabang, integrasi perangkat absensi, dan integrasi ERP. Karena itu, timeline pengembangan ditentukan setelah kebutuhan dan ruang lingkup proyek disepakati.

Teknologi, Keamanan, dan Integrasi HRIS

Teknologi pengembangan HRIS dapat disesuaikan dengan kebutuhan proyek, infrastruktur perusahaan, serta rencana pengembangan sistem dalam jangka panjang.

• Frontend: Vue.js dan React.js.
• Backend: Laravel, Node.js, dan NestJS.
• Database: MySQL dan PostgreSQL.
• Authentication: Multi User dan Role Permission.
• Integrasi: Fingerprint, Face Recognition, ERP, Accounting, dan API lainnya.
• Security: Audit Trail, Backup Database, dan Log Aktivitas.

Untuk integrasi dengan perangkat atau layanan pihak ketiga, implementasi bergantung pada dukungan teknis, dokumentasi, serta akses API yang tersedia.

HRIS Cocok Digunakan Oleh Perusahaan Apa Saja?

HRIS custom dapat diterapkan pada berbagai jenis organisasi yang membutuhkan pengelolaan SDM dan payroll secara terintegrasi, antara lain:

• Perusahaan manufaktur.
• Distributor dan logistik.
• Retail dan F&B.
• Rumah sakit dan klinik.
• Instansi pemerintah.
• Yayasan dan institusi pendidikan.
• Startup dan perusahaan teknologi.
• Perusahaan dengan banyak cabang.
• Perusahaan dengan sistem shift atau jadwal kerja khusus.

Struktur modul dan workflow tetap dapat disesuaikan dengan karakteristik masing-masing organisasi.

Mengapa Memilih ASTACODE?

ASTACODE mengembangkan sistem bisnis berdasarkan kebutuhan dan proses operasional perusahaan, mulai dari analisis kebutuhan hingga implementasi. Pendekatan ini memungkinkan HRIS dan payroll dikembangkan sesuai struktur organisasi serta kebijakan perusahaan.

• Custom Workflow: Sistem dapat mengikuti SOP dan proses kerja perusahaan.
• System Analysis: Kebutuhan HR dipetakan sebelum proses development.
• Payroll: Mendukung kebutuhan komponen penggajian, BPJS, dan PPh 21.
• Attendance Integration: Dapat dikembangkan dengan fingerprint dan face recognition.
• Multi User: Mendukung pembagian role dan hak akses.
• Integration: Dapat dikembangkan untuk terhubung dengan ERP, Accounting, CRM, dan sistem bisnis lainnya.
• Maintenance: Mendukung pemeliharaan dan pengembangan lanjutan sesuai kebutuhan proyek.

FAQ HRIS & Aplikasi Payroll

Apakah HRIS dapat disesuaikan dengan kebijakan perusahaan?

Ya. Workflow absensi, cuti, lembur, approval, hingga komponen payroll dapat dikembangkan mengikuti SOP dan kebutuhan perusahaan.

Apakah HRIS dapat terintegrasi dengan fingerprint?

Bisa. Sistem dapat dikembangkan untuk terintegrasi dengan perangkat fingerprint sesuai dukungan teknis dan API perangkat.

Apakah HRIS dapat menggunakan face recognition?

Bisa. Face recognition dapat dikembangkan sebagai salah satu metode validasi kehadiran sesuai kebutuhan sistem dan perangkat yang digunakan.

Apakah payroll dapat mencakup BPJS dan PPh 21?

Ya. Sistem dapat dikembangkan untuk mendukung komponen BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dan PPh 21 sesuai kebutuhan struktur payroll perusahaan.

Bisakah karyawan melihat slip gaji sendiri?

Bisa. Sistem dapat menyediakan portal karyawan sehingga pengguna dapat mengakses slip gaji dan informasi tertentu berdasarkan hak aksesnya.

Apakah HRIS dapat terintegrasi dengan ERP?

Dapat. HRIS dapat dikembangkan untuk terhubung dengan ERP Custom, accounting, maupun sistem bisnis lainnya melalui API.

Berapa biaya pembuatan HRIS?

Biaya bergantung pada jumlah modul, jumlah pengguna, kompleksitas payroll, workflow, integrasi, dan kebutuhan teknis lainnya. Estimasi dapat diberikan setelah kebutuhan sistem dipetakan.

Berapa lama pembuatan HRIS?

Durasi pengembangan bergantung pada ruang lingkup dan kompleksitas proyek. Timeline dapat ditentukan setelah kebutuhan dan prioritas fitur disepakati.

Bangun HRIS yang Sesuai dengan Kebutuhan Perusahaan

HRIS bukan hanya digunakan untuk menyimpan data karyawan, tetapi juga dapat menjadi bagian dari pengelolaan administrasi SDM perusahaan secara menyeluruh. Dengan sistem yang terintegrasi, proses data karyawan, absensi, cuti, lembur, payroll, BPJS, PPh 21, hingga pelaporan HR dapat dikelola dalam satu platform.

ASTACODE menyediakan jasa pembuatan HRIS dan aplikasi payroll custom yang dapat disesuaikan dengan struktur organisasi, kebijakan perusahaan, komponen penggajian, workflow approval, kebutuhan absensi, serta sistem bisnis lainnya. Setiap modul dan fitur dikembangkan berdasarkan kebutuhan yang telah dianalisis agar sistem dapat diterapkan sesuai proses kerja perusahaan.

Jika perusahaan Anda masih menghadapi kendala dalam pengelolaan data karyawan, absensi, payroll, cuti, lembur, atau membutuhkan integrasi dengan sistem bisnis lainnya, pengembangan HRIS custom dapat menjadi solusi untuk membangun proses administrasi SDM yang lebih terstruktur.

Ingin mengetahui sistem HRIS seperti apa yang sesuai untuk perusahaan Anda?
Sampaikan struktur organisasi, workflow HR, serta kebutuhan payroll kepada tim ASTACODE untuk mendapatkan gambaran solusi dan estimasi pengembangan.

Ajukan Penawaran HRIS & Payroll Custom

Modul HRIS yang Dapat Dikembangkan

• Employee Management: Data karyawan, kontrak, jabatan, divisi, dan struktur organisasi.
• Attendance Management: Absensi, shift kerja, fingerprint, dan face recognition.
• Leave & Overtime: Cuti, izin, lembur, dan approval digital.
• Payroll System: Gaji, tunjangan, potongan, bonus, THR, dan slip gaji.
• BPJS & Tax Management: BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dan PPh 21.
• Performance Management: KPI, evaluasi, dan histori kinerja karyawan.
• HR Dashboard: Monitoring data karyawan, kehadiran, payroll, dan laporan HR.
• ERP Integration: Integrasi dengan ERP, Accounting, CRM, Inventory, dan sistem bisnis lainnya.

Ceritakan Kebutuhan Sistem HR Perusahaan Anda